Cookie- en privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Scope4mation B.V., Rubensstraat 211, 6717 VE Ede, Nederland. KvK: 09145642. +31 318 894 615. Voor privacyvragen en verzoeken: privacy@scope4mation.com.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven website-, contact- en bedrijfsprocessen. Verwerken we klantgegevens in een Service Automation Suite-omgeving uitsluitend namens een klant, dan gelden de afspraken met die klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst. Neem voor zulke gegevens eerst contact op met die organisatie.

2. Gegevens, doelen en grondslagen

• Contact en aanvragen: naam, zakelijke contactgegevens, organisatie en de inhoud van je vraag. We gebruiken deze om te reageren en je aanvraag op te volgen. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke communicatie, of het op jouw verzoek voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst als jij daarvan partij bent.
• Accounts, registraties en dienstverlening: identificatie-, contact-, toegangs- en relevante servicegegevens. Dit is nodig voor de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang om de zakelijke relatie, toegang en ondersteuning te organiseren. Verplichte velden zijn als zodanig aangegeven; zonder noodzakelijke gegevens kunnen we de betreffende dienst niet leveren.
• Nieuwsbrief: e-mailadres en de naam, organisatie en voorkeuren die je opgeeft. We sturen de nieuwsbrief op basis van toestemming. Afmelden kan via elke nieuwsbrief; intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerder gebruik.
• Sollicitaties: contactgegevens, cv en informatie die je zelf verstrekt. We beoordelen je aanvraag op basis van precontractuele stappen en ons gerechtvaardigde belang bij werving. Verstuur geen bijzondere persoonsgegevens die niet nodig zijn.
• Beveiliging en administratie: technische verzoekgegevens, IP-adres en loggegevens voor beveiliging, foutonderzoek en misbruikbestrijding op basis van gerechtvaardigd belang. Factuur- en administratieve gegevens verwerken we voor de overeenkomst en wettelijke verplichtingen. We beperken gegevens en toegang tot wat voor het doel nodig is.

We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder 16 jaar. Neem contact op als je vermoedt dat wij onbedoeld gegevens van een kind hebben ontvangen.

3. Cookies en lokale opslag

Bij je eerste bezoek kies je welke optionele categorieën je toestaat. Optionele categorieën staan standaard uit. Je kunt weigeren en de website blijven gebruiken. Je keuze wijzigen of toestemming intrekken kan hieronder of via de voettekst.

• Noodzakelijk: opslag van je cookiekeuze (sas_consent_v1, maximaal 180 dagen) en eventuele sessie- en beveiligingsfuncties. Deze zijn nodig voor de gekozen functionaliteit.
• Voorkeuren: met toestemming bewaren we onder meer je taalkeuze (sas_public_language, maximaal 180 dagen).
• Statistieken: na toestemming kan Matomo individuele bezoeken, zoekopdrachten en interacties meten om de website te verbeteren. Los daarvan tellen we op de server paginabezoeken per dag zonder IP-adressen of bezoekersidentificatie in die tellingen vast te leggen. Dit staat los van technische serverlogs. De Matomo-bibliotheek kan als technische bron worden geladen zonder toestemming voor individuele meting.
• Marketing: met toestemming bewaren we herkomst- en campagnegegevens in onder meer sas_attribution_v1 en sessieopslag, en de status van nieuwsbriefmeldingen. Intrekken wist onze optionele herkomstopslag en herlaadt de pagina. Je kunt browseropslag ook zelf wissen.

Aanvullende diensten zijn afhankelijk van de actieve inrichting. Als Chatway-chat is ingeschakeld, verwerkt Chatway technische gegevens en de inhoud van je gesprek. Als een formulier Google reCAPTCHA gebruikt, kan Google technische en interactiegegevens verwerken om misbruik te herkennen. Een actieve integratie kan al bij het laden gegevens ontvangen; dit is niet hetzelfde als toestemming voor marketingcookies. Deel geen wachtwoorden, tokens of onnodige gevoelige gegevens via chat of formulieren.

4. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Onze standaardtermijn is maximaal één jaar nadat het doel is afgerond, tenzij de overeenkomst, een concrete wettelijke bewaarplicht of een noodzakelijk geschil een langere termijn vereist. Voor sollicitaties hanteren we een kortere, bij de procedure aangegeven termijn wanneer die van toepassing is. Nieuwsbriefgegevens bewaren we tot afmelding; een minimale afmeldregistratie kan nodig blijven om je afmelding te respecteren.

Cookiekeuzes en taalvoorkeuren verlopen uiterlijk na 180 dagen. Sessieopslag eindigt met de browsersessie. Geëxporteerde dagelijkse paginatellingen worden na 13 maanden uit onze lokale tellingen verwijderd; niet-geëxporteerde tellingen kunnen nodig blijven voor herstel van de overdracht. Vraag ons naar de termijn die voor jouw concrete gegevens geldt.

5. Ontvangers en doorgifte

We delen alleen gegevens die nodig zijn met bevoegde medewerkers en leveranciers voor hosting, technisch beheer, e-mail, administratie en ondersteuning, en met adviseurs of overheidsinstanties wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Bij ingeschakelde diensten kunnen dit ook Chatway, Google (reCAPTCHA) en Twilio SendGrid (nieuwsbriefbezorging) zijn. We verkopen je persoonsgegevens niet. Met leveranciers die als verwerker optreden maken we verwerkersafspraken.

Bij leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte is doorgifte alleen toegestaan als aan de AVG-voorwaarden wordt voldaan, bijvoorbeeld via een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen. Vraag privacy@scope4mation.com naar de betrokken leverancier, bestemming en toepasselijke waarborgen voor jouw verwerking; de concrete inrichting kan per dienst verschillen.

6. Jouw rechten

Je kunt inzage, correctie, verwijdering of beperking vragen, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, gegevensoverdraagbaarheid vragen. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Je kunt toestemming op elk moment intrekken. Niet elk recht geldt zonder uitzondering: een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld verwijdering beperken.

Mail privacy@scope4mation.com. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan dit maximaal twee maanden langer duren; we informeren je daarover binnen de eerste maand met de reden. We vragen alleen aanvullende identificatie als dat nodig is om redelijke twijfel over je identiteit weg te nemen, niet standaard een volledige kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je eigen bevoegde toezichthouder.

7. Beveiliging en wijzigingen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, beperken toegang en onderzoeken beveiligingsincidenten. Geen enkel systeem is zonder risico. Meld een vermoeden van misbruik via privacy@scope4mation.com. Bij wijzigingen passen we deze verklaring en de datum aan; wezenlijke veranderingen brengen we waar nodig aanvullend onder je aandacht.