De grootste uitdaging voor gemeenten is niet digitaliseren, het is regie houden

De uitdaging verschuift van digitalisering naar regie

Gemeenten hebben de afgelopen jaren grote stappen gezet in digitalisering. Diensten zijn online beschikbaar, applicaties zijn gekoppeld en steeds meer processen verlopen digitaal.

Maar voor veel IT-managers en informatiemanagers verschuift de uitdaging.

Niet naar de voorkant van de dienstverlening, maar naar de achterkant van de organisatie.

Want iedere nieuwe applicatie, koppeling of SaaS-oplossing maakt het digitale landschap ook complexer.

Meer digitalisering betekent niet automatisch meer grip

Waar digitalisering vroeger draaide om het vervangen van papier door digitale processen, draait de uitdaging vandaag om beheersbaarheid.

IT-afdelingen krijgen te maken met:

• een groeiend aantal applicaties en SaaS-oplossingen;
• steeds meer koppelingen tussen systemen;
• toenemende eisen vanuit BIO, NIS2 en informatiebeveiliging;
• een structureel tekort aan gespecialiseerde medewerkers;
• een continue stroom van wijzigingen vanuit wet- en regelgeving;
• en een organisatie die verwacht dat alles altijd beschikbaar blijft.

De vraag is daarom niet langer hoe digitaliseren we meer?

De vraag is:

Hoe houden we regie op alles wat al gedigitaliseerd is?

De complexiteit groeit sneller dan de organisatie

Iedere wijziging raakt tegenwoordig meerdere systemen.

Een kleine procesaanpassing heeft gevolgen voor koppelingen, autorisaties, formulieren, rapportages en ketenpartners.

Daardoor wordt veranderen steeds lastiger.

Niet omdat de techniek tekortschiet, maar omdat het overzicht ontbreekt.

IT-managers herkennen het dagelijks:

• Waar loopt een proces precies?
• Welke systemen zijn afhankelijk van elkaar?
• Welke wijziging heeft impact op andere processen?
• Wie is eigenaar wanneer iets vastloopt?
• Hoe voorkomen we dat een kleine wijziging onverwachte gevolgen heeft?

Zonder dat inzicht groeit de beheerlast sneller dan de organisatie kan bijhouden.

Integreren is niet hetzelfde als sturen

Veel gemeenten beschikken inmiddels over een uitgebreid applicatielandschap.

Systemen wisselen gegevens uit en processen zijn grotendeels gedigitaliseerd.

Maar een gekoppeld landschap is nog geen bestuurbaar landschap.

Zolang inzicht ontbreekt in procesverloop, afhankelijkheden en eigenaarschap, blijft de organisatie afhankelijk van individuele medewerkers, handmatige controles en lokale kennis.

Dat maakt processen kwetsbaar en veranderingen risicovol.

Van digitalisering naar regie

De volgende stap voor gemeenten ligt daarom niet in nóg meer technologie.

De volgende stap is het creëren van overzicht, samenhang en bestuurbaarheid.

Regie betekent dat zichtbaar is:

• waar processen vertragen;
• welke systemen afhankelijk zijn van elkaar;
• waar risico’s ontstaan;
• wie verantwoordelijk is;
• en waarop management daadwerkelijk kan sturen.

Pas dan wordt digitalisering beheersbaar.

Niet doordat er meer systemen bijkomen, maar doordat processen, mensen en technologie als één geheel worden bestuurd.

Digitalisering verbindt systemen.

Regie maakt de organisatie bestuurbaar.

Neem contact op voor meer informatie of het bijbehorende document.