Werkorder → service
Verbind beschikbare werkorderupdates met de servicedesk of technische dienst.
Alle integraties
Onderhoud & assetmanagement
Verbind assetgegevens en beschikbare werkorderstatus met je servicedesk en technische dienst.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Assetregistraties afstemmen
Deel afgesproken asset-ID’s, locaties en statusvelden tussen onderhoud en service.
Afwijking → taak
Leg ontbrekende informatie of verschillen bij het team dat de opvolging verzorgt.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering-
Combineer
Asset + werkorder + servicemelding
-
Bepaal & controleer
Registraties koppelen en vervolg bepalen
-
Voer uit & meld terug
Technische dienst inschakelen · Status afstemmen · Onderhoudsuitkomst terugmelden
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Meer procesvoorbeelden & technische uitleg
Het werk tussen je applicaties
Registratie bijgewerkt.
Klopt de werkelijkheid ook?
Service Automation Suite verbindt Ultimo met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
- Vergelijken
- Wat is er? Wat hoort er te zijn?
- Bepalen wat nodig is
- Matrix · beleid · wettelijke eisen
- Het vervolg regelen
- Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Microsoft IntuneBijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Registraties bijhouden
Onderhoud, middelen en service verbinden.
Verbind assetgegevens en beschikbare werkorderstatus met je servicedesk en technische dienst.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Relevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Gegevens herkennen
Koppel de beschikbare apparaten of resources op stabiele kenmerken aan bestaande registraties.
Gericht bijwerken
Spreek per veld de leidende bron af. Werk alleen de benodigde gegevens bij en voorkom dubbele registraties.
Verschillen opvolgen
Laat ontbrekende gegevens of afwijkingen beoordelen door het team dat verantwoordelijk is voor het middel.
Uitgifte & retour
Een middel heeft een eigenaar. Ook na een wijziging.
Verbind apparaten en registraties aan de medewerker en de werkelijke overdracht. Een verdwenen device is niet vanzelf een ingeleverde laptop.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Relevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Persoon en middel koppelen
Breng beschikbare gebruikers- en assetgegevens samen met de medewerkerregistratie.
Uitgifte of retour organiseren
Laat de verantwoordelijke persoon de overdracht bevestigen en werk de afgesproken relaties bij.
Openstaande acties zichtbaar
Volg ontbrekende retouren en verouderde relaties op bij wisseling of vertrek.
Signaleren & opvolgen
Een afwijking krijgt een eigenaar.
Maak van een relevante status of afwijking bruikbaar werk. Voeg context toe en laat het juiste team de opvolging verzorgen.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Relevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Signaal ontvangen
Gebruik de beschikbare status of gebeurtenis en herken herhaalde meldingen.
Context en route toevoegen
Verbind waar beschikbaar de klant, het apparaat of de dienst. Pas je afspraken voor prioriteit en behandelaar toe.
De afhandeling bijhouden
Maak of actualiseer een melding en houd uitvoering en terugmelding bij hetzelfde proces.
Onder de motorkap
Zo verbind, test en beheer je de integratie.
Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind Ultimo met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.
Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces
Inventaris vergelijken en eigenaarschap bijhouden
Verbinden en testen
API ComposerKies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.
Combineren en vergelijken
Data Flow ComposerSelecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.
Uitvoeren en het antwoord gebruiken
API ComposerMaak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.
Fouten herkennen en gericht opvolgen
API ComposerConfigureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.
Welke gegevens houd je bij?
Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.
- Serienummer en apparaat-ID
- Leg vast welke identificaties hetzelfde middel aanduiden. Hergebruik deze relatie in andere integraties.
- Gebruiker, eigenaar en administratieve status
- Combineer inventaris met uitgifte en leveranciersgegevens. Een aangemelde gebruiker is niet vanzelf de geregistreerde eigenaar.
- Verschil en bevestigde bijwerking
- Werk de afgesproken registratie bij of maak een gerichte controletaak aan, bijvoorbeeld in TOPdesk. Bewaar de resultaatreferentie.
Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.
Zelf gegevens beschikbaar stellen?
Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.
Endpoint ComposerVan gegevens naar een compleet proces?
Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.
Bekijk de samenwerkende bouwstenenVerder dan de eerste koppeling.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Een vervangende laptop, met behoud van samenhang.
Een medewerker krijgt een ander apparaat. Het oude middel, de nieuwe registratie en openstaande service- of securitymeldingen mogen niet los van elkaar raken.
- Samenbrengen
- Gebruik de centrale relatie tussen eigenaar en apparaatidentificaties. Combineer uitgifte, technische inventaris en retour met de bestaande meldingen.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Ontvangst bevestigd: werk eigenaarschap en relaties bij. Oud middel ontbreekt of de match is onzeker: start een gerichte beoordeling in plaats van historische gegevens te overschrijven.
- Wat het oplevert
- Een actueel overzicht én herleidbaarheid van de overdracht, ook wanneer een beheertool andere namen gebruikt.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
- Samenbrengen
- Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
- Wat het oplevert
- Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Besteld, geleverd en werkelijk in gebruik?
Inkoop, een leverancier en de technische inventaris vertellen elk een deel van het verhaal. Een geleverd middel staat niet vanzelf op de juiste eigenaar.
- Samenbrengen
- Vergelijk bestelling, leveringsgegevens, serienummer en inventaris met centrale eigenaarrelaties. Laat een ontbrekende bevestiging deel van de afhandeling blijven.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Gegevens sluiten aan: werk de afgesproken registratie bij. Onbekend apparaat, afwijkende eigenaar of niet-bevestigde levering: maak werk aan voor de juiste behandelaarsgroep.
- Wat het oplevert
- Minder verschillen tussen administratieve en technische werkelijkheid en gerichte opvolging waar iets niet klopt.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
Ultimo in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
