Teamleader One · Service Automation Suite

Offertes & facturatie

Verken hoe beschikbare offerte- en factuurinformatie uit Teamleader One aansluit op je administratie en serviceproces. Service Automation Suite kan referenties verbinden, gegevens controleren en vervolgwerk helpen organiseren. De ondersteunde export of aansluiting toetsen we vooraf; dit is geen kant-en-klare Service Automation Suite-connector.

Van product naar proces

Zo gebruik je de koppeling

Offertes & facturen

Gebruik de informatie die een ondersteunde One-export of aansluiting beschikbaar stelt.

Referenties & controle

Verbind klant- en documentreferenties. Laat ontbrekende gegevens beoordelen.

Administratief vervolg

Bepaal samen welke controle- of servicetaak vanuit beschikbare gegevens kan starten.

Combineer tot één gecontroleerd proces

Gegevens → regels → uitvoering

Combineer
Klant + goedgekeurde uren + contract
Bepaal & controleer
Controleren en factuurgegevens voorbereiden
Voer uit & meld terug
Finance laten beoordelen · Administratie bijwerken · Status terugmelden

Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.

Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.

Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.

Meer procesvoorbeelden & technische uitleg

Het werk tussen je applicaties

Administratie bijgewerkt.
Waarom nog lijstjes vergelijken?

Service Automation Suite verbindt Teamleader One met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.

Een wijziging, aanvraag of signaal

Service Automation Suite

Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.

Vergelijken: Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is: Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen: Controles · taken · goedkeuringen · acties

Uitvoering ↔ terugmelding

Jouw mensen en tools

Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.

Controleren. Informeren. Rapporteren.

Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?

Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.

Factuur & vervolg

Van offerte of factuur naar het afgesproken vervolg.

Service Automation Suite · Centrale regie

Referenties verbinden, controles en akkoord

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Bron

Beschikbare offerte- en factuurinformatie

Vervolg

Afgesproken taak of administratieve opvolging

Beschikbare gegevens bepalen
Bepaal welke offerte-, factuur- of documentgegevens uit Teamleader One beschikbaar zijn via een ondersteunde export of aansluiting. De Focus-API is niet de One-API.
Herkennen en controleren
Verbind klant- en documentreferenties met jullie administratie. Laat ontbrekende gegevens en verschillen beoordelen voordat een vervolgactie start.
Het afgesproken vervolg regelen
Verken bijvoorbeeld een controletaak voor finance of een overdracht naar service. De beschikbare interface en jullie afspraken bepalen welke gegevens en acties mogelijk zijn.

Eerst de juiste aansluiting bepalen

Teamleader One biedt offertes, facturen, documentexport en eigen boekhoudkoppelingen. Die productfuncties bewijzen niet dat een openbare One-API beschikbaar is. We toetsen de ondersteunde uitwisselingsroute met jouw omgeving voordat we een Service Automation Suite-inrichting afspreken.

We gebruiken hiervoor geen Teamleader Focus-endpoints. Welke gegevens Service Automation Suite kan ontvangen of teruggeven en welke controle nodig is, leggen we vooraf vast. Dit is een procesvoorbeeld, geen claim van een bestaande of gecertificeerde Service Automation Suite-connector.

Teamleader One: productinformatie · Officiële uitleg over boekhoudkoppelingen

Verder dan de eerste koppeling.

Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.

Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.

Wel geschreven, nog niet verantwoord.

Servicewerk is uitgevoerd, maar de uren passen niet bij een bekende klant, projectcode of afgesproken verwerking.

Samenbrengen: Combineer uren met de centrale klant- en projectrelaties en de afspraken voor administratieve verwerking. Vraag ontbrekende gegevens gericht op.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Geaccepteerd: bewaar de referentie van de financiële verwerking. Afgewezen: laat de verantwoordelijke de oorzaak herstellen. Een opnieuw verstuurde regel vraagt controle op bestaande verwerking.
Wat het oplevert: Minder zoekwerk en correcties tussen serviceteam en administratie, zonder fouten automatisch als factureerbaar werk te behandelen.

Besteld, geleverd en werkelijk in gebruik?

Inkoop, een leverancier en de technische inventaris vertellen elk een deel van het verhaal. Een geleverd middel staat niet vanzelf op de juiste eigenaar.

Samenbrengen: Vergelijk bestelling, leveringsgegevens, serienummer en inventaris met centrale eigenaarrelaties. Laat een ontbrekende bevestiging deel van de afhandeling blijven.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Gegevens sluiten aan: werk de afgesproken registratie bij. Onbekend apparaat, afwijkende eigenaar of niet-bevestigde levering: maak werk aan voor de juiste behandelaarsgroep.
Wat het oplevert: Minder verschillen tussen administratieve en technische werkelijkheid en gerichte opvolging waar iets niet klopt.

Een rapport verversen is nog geen betrouwbare dataset.

Een bronaanroep kan slagen terwijl gegevens ontbreken, anders zijn gecodeerd of nog niet volledig zijn opgehaald.

Samenbrengen: Combineer paginering en uitvoermapping met de afgesproken gegevenscontroles. Gebruik gedeelde relatietabellen om bronnen bij elkaar te brengen.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Controle geslaagd: zet de dataset klaar. Afwijking: laat controleren en maak de actualiteit zichtbaar. Een tijdelijke API-fout krijgt een begrensde herstelroute.
Wat het oplevert: Beter onderscheid tussen een technisch geslaagde import en informatie waarop je verantwoord kunt sturen.

Jouw proces past niet in een standaardactie?

Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.

Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.

Zelf bouwen: bekijk de technische aanpak

Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.

Van product naar proces

Teamleader One in jouw proces

Samen in gesprek met koffie en thee op tafel

Schuif aan. Of bel even in.

Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.

We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.