Integratie · Service Automation Suite

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint helpt teams documenten, lijsten en informatie te delen en te beheren. Met Service Automation Suite verbind je die inhoud met aanvragen, registraties en procesuitkomsten in andere applicaties. Het document blijft op de afgesproken plek; de betrokken teams vinden de juiste informatie bij hun werk.

Het werk tussen je applicaties

Werk vanuit Microsoft SharePoint.
Verbind de volgende stap.

Een wijziging, aanvraag of signaal

Service Automation Suite

Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.

Vergelijken: Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is: Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen: Controles · taken · goedkeuringen · acties

Uitvoering ↔ terugmelding

Jouw mensen en tools

Microsoft SharePoint

Microsoft Dynamics 365

Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.

Controleren. Informeren. Rapporteren.

Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?

Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.

Lijsten & registraties

Een SharePoint-lijst hoeft geen los eiland te blijven.

Gebruik een beheerde lijst als afgesproken bron of laat relevante gegevens aansluiten op andere registraties. Leg vast wie de inhoud beheert.

Service Automation Suite · Centrale regie

Gegevens relateren, controleren en vervolg bepalen

Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.

Werken vanuit Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint

Lijsten & registraties

Bijvoorbeeld met

Je andere teams en applicaties

Spreek de bron af
Bepaal welke kolommen leidend zijn, wie ze bijhoudt en welke andere registratie moet volgen.
Herken dezelfde registratie
Gebruik vaste herkenningsvelden en controleer bestaande gegevens voordat je bijwerkt.
Volg wijzigingen en verschillen
Werk afgesproken gegevens bij en laat ontbrekende waarden of conflicten beoordelen.

Documenten & dossiers

Het juiste SharePoint-document bij de juiste aanvraag.

Verbind documenten in de afgesproken bibliotheek met aanvragen en dossiers in je andere applicaties. De inhoud blijft beheerd in SharePoint.

Service Automation Suite · Centrale regie

Gegevens relateren, controleren en vervolg bepalen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Werken vanuit Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint

Documenten & dossiers

Bijvoorbeeld met

Microsoft Dynamics 365

Je andere teams en applicaties

Bepaal waar het document hoort
Kies de bibliotheek, het dossier en de kenmerken waarmee je de aanvraag herkent.
Verbind de verwijzing en context
Laat de afgesproken documentverwijzing en metadata aansluiten op de aanvraag, zonder onnodige extra kopieën.
Respecteer de toegang
Behoud de afgesproken SharePoint-rechten. Een documentlink is geen toestemming om de inhoud te openen.

Procesuitkomst

Het werk afgerond. Het dossier ook bijgewerkt.

Laat een bevestigde procesuitkomst terugkomen in de afgesproken document- of lijstregistratie. Teams hoeven de afronding niet apart over te typen.

Service Automation Suite · Centrale regie

Gegevens relateren, controleren en vervolg bepalen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Werken vanuit Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint

Procesuitkomst

Bijvoorbeeld met

Je andere teams en applicaties

Gebruik een bevestigde uitkomst
Bepaal welke afgeronde stap een wijziging in SharePoint mag starten.
Werk alleen de afgesproken gegevens bij
Verbind de uitkomst met het juiste dossier en werk relevante metadata of lijstvelden bij.
Controleer het dossier
Leg vast wat is bijgewerkt. Ontbreekt het document of zijn rechten onvoldoende, laat dit gericht opvolgen.

Onder de motorkap

Zo verbind, test en beheer je de integratie.

Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind Microsoft SharePoint met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.

Toegang en toepassing afstemmen

Dit voorbeeld betreft SharePoint Online via Microsoft Graph. Selecteer de benodigde sites, lijsten en documentbibliotheken met passende rechten. Een verwijzing naar een document geeft niet automatisch toegangsrechten. SharePoint Server vraagt een aparte beoordeling.

Technische documentatie van de leverancier

Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces

Een documentverzoek koppelen aan het juiste dossier

Verbinden en testen
API Composer
Kies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.
Combineren en vergelijken
Data Flow Composer
Selecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.
Uitvoeren en het antwoord gebruiken
API Composer
Maak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.
Fouten herkennen en gericht opvolgen
API Composer
Configureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.

Welke gegevens houd je bij?

Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.

Dossier-ID, document en ontvanger: Controleer de afgesproken gegevens en leg de relatie met het externe verzoek vast.
Verzoekreferentie en status: Gebruik de beschikbare API-status voor opvolging. Onderscheid voltooid, geweigerd, verlopen en technische fouten.
Document en bevestigde uitkomst: Sla het beschikbare resultaat op bij het gekoppelde dossier. Een verzonden verzoek is nog geen afgeronde activiteit.

Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.

Zelf gegevens beschikbaar stellen?

Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.

Endpoint Composer

Van gegevens naar een compleet proces?

Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.

Bekijk de samenwerkende bouwstenen

Verder dan de eerste koppeling.

Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.

Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.

Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.

Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.

Samenbrengen: Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert: De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.

Tijdelijke toegang, ook het einde geregeld.

Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.

Samenbrengen: Verbind identiteit, goedkeuring, einddatum en de beschikbare toegangsactie. Gebruik dezelfde gegevens voor de geplande vervolgcontrole.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Intrekking bevestigd: leg het resultaat vast. Verlenging gevraagd: vraag een nieuw besluit. Niet ingetrokken: meld de uitzondering bij de bevoegde groep; sluit niet stilzwijgend af.
Wat het oplevert: Minder vergeten uitzonderingen en een controleerbare relatie tussen besluit en werkelijke toegang.

Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.

Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.

Samenbrengen: Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert: Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.

Jouw proces past niet in een standaardactie?

Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.

Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.

Zelf bouwen: bekijk de technische aanpak

Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.

Van product naar proces