Integratie · Service Automation Suite

SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors ondersteunt HR bij het beheren van medewerkers en hun loopbaan. Employee Central bevat onder meer personeels-, dienstverband- en organisatiegegevens. Met Service Automation Suite verbind je relevante wijzigingen met toegang, middelen en het werk van HR, IT en facilitair.

Het werk tussen je applicaties

Werk vanuit SAP SuccessFactors.
Verbind de volgende stap.

Een wijziging, aanvraag of signaal

Service Automation Suite

Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.

Vergelijken: Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is: Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen: Controles · taken · goedkeuringen · acties

Uitvoering ↔ terugmelding

Jouw mensen en tools

SAP SuccessFactors

Microsoft Entra ID

Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.

Controleren. Informeren. Rapporteren.

Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?

Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.

Instroom

De nieuwe collega staat in SuccessFactors. Wie regelt de start?

Verbind de bevestigde indiensttreding met toegang, middelen en taken voor HR, IT en facilitair.

Service Automation Suite · Centrale regie

Gegevens relateren, controleren en vervolg bepalen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Werken vanuit SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors

Instroom

Bijvoorbeeld met

Microsoft Entra ID

Je andere teams en applicaties

Gebruik het juiste startmoment
Neem de afgesproken medewerker-, functie- en startgegevens over. Controleer volledigheid en ingangsdatum.
Pas het functieprofiel toe
Vergelijk functie en locatie met jullie matrix voor toegang, middelen en taken. Vraag beoordeling waar nodig.
Volg de uitvoering
Laat de betrokken teams zien wat is geregeld en welke stap nog openstaat.

Doorstroom

Nieuwe functie. Ook de oude toewijzingen controleren.

Vergelijk de nieuwe situatie in SuccessFactors met bestaande toegang, middelen en verantwoordelijkheden. Laat niet alleen toevoegen wat nodig is, maar ook beoordelen wat kan vervallen.

Service Automation Suite · Centrale regie

Gegevens relateren, controleren en vervolg bepalen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Werken vanuit SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors

Doorstroom

Bijvoorbeeld met

Microsoft Entra ID

Je andere teams en applicaties

Herken de wijziging
Gebruik de bevestigde functie, afdeling, locatie en ingangsdatum.
Vergelijk oud en nieuw
Bepaal met jullie matrix welke toewijzingen blijven, wijzigen of kunnen vervallen.
Verwerk en controleer
Volg goedgekeurde wijzigingen en controleer of de uitvoering aansluit op de nieuwe situatie.

Uitstroom

Vertrek afronden met toegang én middelen.

Verbind de bevestigde einddatum met het afsluiten van toegang, overdracht en inname. Houd zichtbaar wat nog niet is afgehandeld.

Service Automation Suite · Centrale regie

Gegevens relateren, controleren en vervolg bepalen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Werken vanuit SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors

Uitstroom

Bijvoorbeeld met

Microsoft Entra ID

Je andere teams en applicaties

Controleer de vertrekafspraak
Gebruik de juiste einddatum en leg uitzonderingen of uitgestelde overdracht vast.
Laat de teams hun deel uitvoeren
Verbind toegangsacties met taken voor overdracht en retour van toegewezen middelen.
Houd ontbrekende afhandeling open
Een afgesloten account betekent niet dat alle middelen terug zijn. Controleer de bevestigde uitkomsten afzonderlijk.

Tekenen voor middelen

Een middel uitgegeven. De ontvangst bevestigd.

Een medewerker start of krijgt een andere rol. Verbind de HR-mutatie met uitgifte van bijvoorbeeld een laptop of telefoon en laat de ontvangst digitaal bevestigen, bijvoorbeeld via ValidSign. Service Automation Suite brengt medewerker, middel, document en opvolging samen. De inrichting volgt jullie afspraken en de beschikbare interfaces.

Service Automation Suite · Centrale regie

Toewijzing, uitgifte en ondertekening verbinden

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Start bij de medewerker

SAP SuccessFactors

In- of doorstroom en afgesproken middelen

Bevestiging & dossier

Bijvoorbeeld digitaal tekenen en bewijs bij het middel

Bepaal wat wordt uitgegeven
Gebruik de medewerker en rol uit de gekozen HR-bron. Controleer welk middel is toegewezen, welke goedkeuring nodig is en wie de uitgifte uitvoert. Koppel medewerker en middel aan dezelfde aanvraag of activiteit.
Laat de ontvangst bevestigen
Stel volgens jullie afspraken een ontvangst- of bruikleenverklaring samen met de juiste medewerker- en middelgegevens. Start bijvoorbeeld een tekenverzoek in ValidSign en volg de beschikbare tekenstatus. Een verzonden verzoek betekent nog geen bevestigde ontvangst.
Bewaar het bewijs en volg uitzonderingen op
Leg na bevestigde ondertekening het document of de documentreferentie vast bij het juiste middel en dossier, bijvoorbeeld in TOPdesk. Laat weigering, een verlopen verzoek of ontbrekende gegevens bij een eigenaar terechtkomen. Terugmelding naar HR richt je alleen in waar dat beschikbaar en afgesproken is.

Onder de motorkap

Zo verbind, test en beheer je de integratie.

Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind SAP SuccessFactors met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.

Toegang en toepassing afstemmen

Voor Employee Central zijn onder meer OData-interfaces beschikbaar. Beoordeel de benodigde entiteiten, ingangsdatums, gegevensselectie en rechten. Andere SuccessFactors-modules en terugschrijven zijn afzonderlijke inrichtingskeuzes.

Technische documentatie van de leverancier

Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces

Een HR-mutatie doorzetten, met terugmelding naar HR

Verbinden en testen
API Composer
Kies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.
Combineren en vergelijken
Data Flow Composer
Selecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.
Uitvoeren en het antwoord gebruiken
API Composer
Maak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.
Fouten herkennen en gericht opvolgen
API Composer
Configureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.

Welke gegevens houd je bij?

Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.

Personeelsnummer en externe identificaties: Relateer de HR-persoon aan de bekende accounts en serviceregistraties, niet alleen op naam.
Functie, afdeling en ingangsdatum: Combineer de brongegevens met jullie matrix. Vergelijk gewenste rechten en middelen met de huidige situatie.
Accountreferentie en bevestigde uitvoering: Verwerk het antwoord van de uitvoerende applicatie. Schrijf afgesproken gegevens via de beschikbare API terug naar HR.

Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.

Zelf gegevens beschikbaar stellen?

Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.

Endpoint Composer

Van gegevens naar een compleet proces?

Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.

Bekijk de samenwerkende bouwstenen

Verder dan de eerste koppeling.

Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.

Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.

Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.

Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.

Samenbrengen: Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert: De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.

Tijdelijke toegang, ook het einde geregeld.

Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.

Samenbrengen: Verbind identiteit, goedkeuring, einddatum en de beschikbare toegangsactie. Gebruik dezelfde gegevens voor de geplande vervolgcontrole.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Intrekking bevestigd: leg het resultaat vast. Verlenging gevraagd: vraag een nieuw besluit. Niet ingetrokken: meld de uitzondering bij de bevoegde groep; sluit niet stilzwijgend af.
Wat het oplevert: Minder vergeten uitzonderingen en een controleerbare relatie tussen besluit en werkelijke toegang.

Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.

Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.

Samenbrengen: Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg: Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert: Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.

Jouw proces past niet in een standaardactie?

Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.

Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.

Zelf bouwen: bekijk de technische aanpak

Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.

Van product naar proces