Klantgegevens gelijkhouden
Deel afgesproken klant- en contactgegevens met service- of administratiesystemen.
Alle integraties
CRM & sales
HubSpot
Verbind contact-, bedrijfs- en beschikbare dealgegevens met onboarding en service.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Nieuwe klant → onboarding
Laat een goedgekeurde klantoverdracht de afgesproken onboarding- en servicetaken starten.
Project → uitvoering
Maak van beschikbare projectgegevens afgesproken uitvoerings- en servicetaken.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering-
Combineer
Klant of issue + servicevraag + afspraken
-
Bepaal & controleer
Gegevens combineren en volgende actie bepalen
-
Voer uit & meld terug
Onboarding of werktaak starten · Team informeren · Uitkomst terugmelden
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Meer procesvoorbeelden & technische uitleg
Het werk tussen je applicaties
Gegevens overgezet.
Maar is het werk ook klaar?
Service Automation Suite verbindt HubSpot met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
- Vergelijken
- Wat is er? Wat hoort er te zijn?
- Bepalen wat nodig is
- Matrix · beleid · wettelijke eisen
- Het vervolg regelen
- Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
HubSpot
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Gegevens laten volgen Populair
Eén wijziging. Geen rondje overtypen.
Verbind de gegevens die je proces nodig heeft. Spreek per gegeven af welke bron leidend is en welke registraties moeten volgen.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
HubSpotRelevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Bron en bestemming bepalen
Kies welke gegevens beschikbaar zijn en wat andere teams nodig hebben.
Vergelijken en bijwerken
Herken dezelfde records, pas veldafspraken toe en werk relevante verschillen bij.
Uitkomst controleren
Maak zichtbaar wat is gelukt en laat ontbrekende of conflicterende gegevens opvolgen.
Overdracht naar service
Van klantafspraak naar geregelde opvolging.
Verbind contact-, bedrijfs- en beschikbare dealgegevens met onboarding en service.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
HubSpotRelevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Moment van overdracht
Kies welke status of gebeurtenis de overdracht start en welke context nodig is.
Gericht werk klaarzetten
Verbind de relevante gegevens met een aanvraag of taak voor het verantwoordelijke team.
Voortgang terugbrengen
Laat het oorspronkelijke team zien wat is opgepakt en welke informatie nog ontbreekt.
Acties organiseren
Een besluit wordt uitgevoerd werk.
Verbind een aanvraag of afwijking aan een werkbaar proces. Laat mensen beslissen waar dat nodig is en systemen de afgesproken acties uitvoeren.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
HubSpotRelevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Leg het startpunt vast
Kies welke aanvraag, wijziging of afwijking vervolgwerk nodig heeft en wie beslist.
Verbind mens en systeem
Laat goedkeuringen, handmatige taken en beschikbare systeemacties op elkaar volgen.
Verwerk het resultaat
Houd bij welke stap is uitgevoerd en waar iemand nog moet handelen.
Onder de motorkap
Zo verbind, test en beheer je de integratie.
Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind HubSpot met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.
Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces
Gegevens synchroniseren en het resultaat terugkoppelen
Verbinden en testen
API ComposerKies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.
Combineren en vergelijken
Data Flow ComposerSelecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.
Uitvoeren en het antwoord gebruiken
API ComposerMaak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.
Fouten herkennen en gericht opvolgen
API ComposerConfigureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.
Welke gegevens houd je bij?
Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.
- Bron-ID en externe referentie
- Bewaar de bevestigde relatie tussen registraties en hergebruik die in andere integraties.
- Velden, codes en verplichte gegevens
- Selecteer de benodigde gegevens, vertaal waarden en vul aan uit gedeelde tabellen. Laat onzekere matches beoordelen.
- Resultaatreferentie en verwerkingsstatus
- Gebruik de beschikbare response voor terugkoppeling en afgesproken vervolgacties.
Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.
Zelf gegevens beschikbaar stellen?
Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.
Endpoint ComposerVan gegevens naar een compleet proces?
Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.
Bekijk de samenwerkende bouwstenenVerder dan de eerste koppeling.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Wel geschreven, nog niet verantwoord.
Servicewerk is uitgevoerd, maar de uren passen niet bij een bekende klant, projectcode of afgesproken verwerking.
- Samenbrengen
- Combineer uren met de centrale klant- en projectrelaties en de afspraken voor administratieve verwerking. Vraag ontbrekende gegevens gericht op.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Geaccepteerd: bewaar de referentie van de financiële verwerking. Afgewezen: laat de verantwoordelijke de oorzaak herstellen. Een opnieuw verstuurde regel vraagt controle op bestaande verwerking.
- Wat het oplevert
- Minder zoekwerk en correcties tussen serviceteam en administratie, zonder fouten automatisch als factureerbaar werk te behandelen.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
- Samenbrengen
- Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
- Wat het oplevert
- Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Een rapport verversen is nog geen betrouwbare dataset.
Een bronaanroep kan slagen terwijl gegevens ontbreken, anders zijn gecodeerd of nog niet volledig zijn opgehaald.
- Samenbrengen
- Combineer paginering en uitvoermapping met de afgesproken gegevenscontroles. Gebruik gedeelde relatietabellen om bronnen bij elkaar te brengen.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Controle geslaagd: zet de dataset klaar. Afwijking: laat controleren en maak de actualiteit zichtbaar. Een tijdelijke API-fout krijgt een begrensde herstelroute.
- Wat het oplevert
- Beter onderscheid tussen een technisch geslaagde import en informatie waarop je verantwoord kunt sturen.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
HubSpot in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
