Naar inhoud
Spreek met ons+31 318 894 615
Service Automation SuiteService Automation Suite
Alle integraties

Accounts & samenwerking

Google Workspace

Verbind goedgekeurde gebruikers- en groepswijzigingen met HR, onboarding en vertrek.

Van product naar proces

Zo gebruik je de koppeling

Goedgekeurde accountwijzigingen

Verbind goedgekeurde aanvragen met ondersteunde wijzigingen aan gebruikers en groepen.

Instroom, wijziging & vertrek

Laat personeelsmutaties doorwerken in afgesproken accounts, middelen en servicetaken.

Afwijking → taak

Leg ontbrekende informatie of verschillen bij het team dat de opvolging verzorgt.

Combineer tot één gecontroleerd proces

Gegevens → regels → uitvoering
  1. Combineer

    Medewerker + huidige toegang + middelen

  2. Bepaal & controleer

    Gewenste situatie bepalen; acties na akkoord

  3. Voer uit & meld terug

    Accounts en groepen bijwerken · Middelentaak starten · Uitvoering terugmelden

Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.

Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.

Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.

Dit zijn procesvoorbeelden. Samen richten we de koppeling in op jouw productversie, modules, API’s en rechten.

Bespreek jouw proces
Meer procesvoorbeelden & technische uitleg

Het werk tussen je applicaties

Wijziging aangevraagd.
Wie regelt het vervolg?

Service Automation Suite verbindt Google Workspace met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.

Een wijziging, aanvraag of signaal

Service Automation Suite

Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.

Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties

Uitvoering ↔ terugmelding

Jouw mensen en tools

Google WorkspaceGoogle WorkspaceAFASTOPdesk

Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.

Controleren. Informeren. Rapporteren.

Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?

Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.

Toegang laten volgen

Google Workspace laten aansluiten op de medewerkercyclus.

Verbind goedgekeurde gebruikers- en groepswijzigingen met HR, onboarding en vertrek.

Service Automation Suite · Centrale regie
Service Automation Suite

Gegevens combineren en afspraken toepassen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Informatie & startpunt
Google WorkspaceGoogle Workspace

Relevante gegevens of processtatus

Vervolg & terugmelding
Microsoft Entra IDMicrosoft Entra IDHelloID

Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen

  1. Besluit vastleggen

    Leg vast wie toegang krijgt, waarvoor en voor welke periode.

  2. Uitvoering verbinden

    Verbind de goedgekeurde stap met de beschikbare account- of rechtenactie. Bouw bestaande identityregels niet dubbel.

  3. Resultaat terugmelden

    Koppel de uitvoering terug aan het dossier en laat fouten bij de verantwoordelijke beheerder landen.

Medewerkers begeleiden

Eén personeelswijziging. De juiste vervolgstappen.

Verbind instroom, doorstroom en uitstroom met toegang, middelen en servicetaken. HR blijft de bron; de betrokken teams krijgen het werk dat bij hen hoort.

Service Automation Suite · Centrale regie
Service Automation Suite

Gegevens combineren en afspraken toepassen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Informatie & startpunt
Google WorkspaceGoogle Workspace

Relevante gegevens of processtatus

Vervolg & terugmelding
AFASYouforceMicrosoft Entra IDMicrosoft Entra ID

Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen

  1. Herken het moment

    Gebruik de relevante medewerker, functie en ingangsdatum uit de afgesproken bron.

  2. Organiseer het vervolg

    Verbind goedkeuringen, accounts, uitgifte en handmatige taken aan hetzelfde medewerkerproces.

  3. Houd de uitkomst bij

    Laat zien wat klaar is en wat nog aandacht vraagt, ook bij een functiewijziging of vertrek.

Acties organiseren

Een besluit wordt uitgevoerd werk.

Verbind een aanvraag of afwijking aan een werkbaar proces. Laat mensen beslissen waar dat nodig is en systemen de afgesproken acties uitvoeren.

Service Automation Suite · Centrale regie
Service Automation Suite

Gegevens combineren en afspraken toepassen

Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.

Informatie & startpunt
Google WorkspaceGoogle Workspace

Relevante gegevens of processtatus

Vervolg & terugmelding
TOPdeskHaloITSM

Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen

  1. Leg het startpunt vast

    Kies welke aanvraag, wijziging of afwijking vervolgwerk nodig heeft en wie beslist.

  2. Verbind mens en systeem

    Laat goedkeuringen, handmatige taken en beschikbare systeemacties op elkaar volgen.

  3. Verwerk het resultaat

    Houd bij welke stap is uitgevoerd en waar iemand nog moet handelen.

Onder de motorkap

Zo verbind, test en beheer je de integratie.

Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind Google Workspace met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.

Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces

Een account- of groepsactie uitvoeren en controleren

  1. Verbinden en testen

    API Composer

    Kies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.

  2. Combineren en vergelijken

    Data Flow Composer

    Selecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.

  3. Uitvoeren en het antwoord gebruiken

    API Composer

    Maak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.

  4. Fouten herkennen en gericht opvolgen

    API Composer

    Configureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.

Welke gegevens houd je bij?

Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.

Persoonsreferentie en account-ID
Verbind de bronpersoon aan het juiste account met bevestigde identificaties.
Goedgekeurde rol en gewenste groepen
Vergelijk de afgesproken matrix met de beschikbare accountgegevens. Richt toevoegen en intrekken afzonderlijk in.
Resultaat van de accountactie
Gebruik het API-antwoord en de ingerichte vervolgcontrole voor terugmelding naar bijvoorbeeld HR of TOPdesk.

Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.

Zelf gegevens beschikbaar stellen?

Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.

Endpoint Composer
Van gegevens naar een compleet proces?

Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.

Bekijk de samenwerkende bouwstenen

Eén keer inrichten. Verder bouwen met dezelfde basis.

Je hoeft dezelfde authenticatie, klantrelatie of veldvertaling niet bij iedere koppeling opnieuw uit te zoeken. Hergebruik environments, requests, sequences en gedeelde tabellen. Een volgende toepassing bouwt daarop voort. Nieuwe API-acties kun je zelf configureren; wat beschikbaar is hangt af van de API en je rechten.

Verder dan de eerste koppeling.

Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.

Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.

Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.

Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.

Samenbrengen
Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert
De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.
Een vervangende laptop, met behoud van samenhang.

Een medewerker krijgt een ander apparaat. Het oude middel, de nieuwe registratie en openstaande service- of securitymeldingen mogen niet los van elkaar raken.

Samenbrengen
Gebruik de centrale relatie tussen eigenaar en apparaatidentificaties. Combineer uitgifte, technische inventaris en retour met de bestaande meldingen.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Ontvangst bevestigd: werk eigenaarschap en relaties bij. Oud middel ontbreekt of de match is onzeker: start een gerichte beoordeling in plaats van historische gegevens te overschrijven.
Wat het oplevert
Een actueel overzicht én herleidbaarheid van de overdracht, ook wanneer een beheertool andere namen gebruikt.
Tijdelijke toegang, ook het einde geregeld.

Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.

Samenbrengen
Verbind identiteit, goedkeuring, einddatum en de beschikbare toegangsactie. Gebruik dezelfde gegevens voor de geplande vervolgcontrole.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Intrekking bevestigd: leg het resultaat vast. Verlenging gevraagd: vraag een nieuw besluit. Niet ingetrokken: meld de uitzondering bij de bevoegde groep; sluit niet stilzwijgend af.
Wat het oplevert
Minder vergeten uitzonderingen en een controleerbare relatie tussen besluit en werkelijke toegang.

Jouw proces past niet in een standaardactie?

Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.

Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.

Zelf bouwen: bekijk de technische aanpak

Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.

Van product naar proces

Google Workspace in jouw proces

Samen in gesprek met koffie en thee op tafel
Scope4mation

Schuif aan. Of bel even in.

Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.

We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.

SasjaHallo.Waar kan ik je vandaag mee helpen?