Verken een verbinding tussen de ALSO-orderkoppeling en je interne serviceproces. ALSO beschrijft XML/EDI voor orders en terugmeldingen, met onder meer leveringsgegevens en serienummers. Service Automation Suite kan de afgesproken gegevens verbinden met activiteiten en middelenregistratie, afhankelijk van toegang en inrichting. Dit is een integratievoorbeeld, geen bestaande Service Automation Suite-connector.
Het werk tussen je applicaties
Leverancier gekoppeld. Wie regelt de uitvoering?
Een leverancierskoppeling maakt gegevens bruikbaar in je interne proces. Service Automation Suite verbindt ze met de activiteit, de verantwoordelijke en de bevestigde uitvoering. Laat bijvoorbeeld ontvangst en uitgifte regelen en werk pas na de afgesproken bevestiging de registratie bij.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Order & referenties
Verbind een ALSO-order aan de interne aanvraag.
Verken een verbinding tussen de ALSO-orderkoppeling en je interne serviceproces. ALSO beschrijft XML/EDI voor orders en terugmeldingen, met onder meer leveringsgegevens en serienummers. Service Automation Suite kan de afgesproken gegevens verbinden met activiteiten en middelenregistratie, afhankelijk van toegang en inrichting. Dit is een integratievoorbeeld, geen bestaande Service Automation Suite-connector.
Service Automation Suite · Centrale regie
Aanvraag, leveranciersreferentie en afspraken verbinden
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Aanvraag & context
Aanvrager, locatie en benodigd middel
Leverancier & terugmelding
Afgesproken elektronische gegevensuitwisseling
Begin bij de goedgekeurde behoefte
Gebruik bijvoorbeeld een aanvraag uit TOPdesk. Leg vast voor wie het middel is, op welke locatie het nodig is en welke goedkeuring vereist is. Een aanvraag is nog geen toestemming om te bestellen.
Pas jullie afspraken toe
Vergelijk de aanvraag met een centrale lijst of matrix: functie, locatie, toegestaan artikel en budget. Ontbreekt informatie of wijkt de aanvraag af, vraag dan eerst aanvulling of een besluit.
Toets de XML/EDI-aansluiting
ALSO biedt een directe orderkoppeling met de eigen backoffice. Leg formaat, transport, klantafspraken en rechten vast voordat je Service Automation Suite aansluit. Een XML-bericht is niet automatisch een REST-API; de technische route moet aantoonbaar passen.
Levering & registratie
Leveringsgegevens en serienummers worden interne context.
ALSO beschrijft terugmeldingen over orders, levertijden, backorders en serienummers. Verken hoe Service Automation Suite de afgesproken selectie aan ontvangsttaken en middelen kan relateren. Een verwacht serienummer is nog geen bevestiging dat het apparaat ontvangen of uitgegeven is.
Service Automation Suite · Centrale regie
Koppelen aan aanvraag en bevestigde ontvangst
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Leveranciersgegevens
Beschikbare status, artikel- en leveringsreferenties
Interne uitvoering
Ontvangsttaak, middelenregistratie en terugmelding
Herken dezelfde bestelling en regel
Verbind externe referenties met de juiste aanvraag en artikelen. Behandel deelleveringen afzonderlijk als de bron die gegevens levert; een herhaalde status mag geen dubbele registratie starten.
Organiseer ontvangst en uitgifte
Laat ontvangst of overdracht bevestigen. Werk daarna de afgesproken registratie bij, bijvoorbeeld middel, persoon en locatie in TOPdesk. Gebruik alleen kenmerken die daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Meld de uitkomst terug
Laat de aanvrager en het betrokken team zien wat gereed is en wat nog openstaat. Een leveringsstatus sluit de interne aanvraag niet automatisch af; jullie afrondvoorwaarden bepalen dat.
Afwijkingen & vervolg
Ontbreekt er iets? Maak er gericht vervolgwerk van.
Een afwijkend artikel, ontbrekende levering of retourvraag vraagt om opvolging. Houd de leveranciersreferentie en interne verantwoordelijkheid bij elkaar.
Service Automation Suite · Centrale regie
Aanvraag, leveranciersreferentie en afspraken verbinden
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Aanvraag & context
Afwijking, betrokken middel en verantwoordelijke
Leverancier & terugmelding
Beschikbare terugmelding of vervolgactie
Houd backorders en afwijkingen apart
Gebruik beschikbare order- en regelreferenties om een backorder of fout bij de juiste aanvraag te houden. Laat een tijdelijke storing of onzekere reactie nooit blind een tweede bestelling starten.
Geef de juiste persoon de taak
Start bijvoorbeeld een controletaak in TOPdesk met de aanvraag, het middel en de leveranciersreferentie. Retour, vervanging of extra informatie volgen pas via de daarvoor afgesproken route.
Controleer en werk opnieuw bij
Gebruik de bevestigde uitkomst om registraties en openstaande activiteiten bij te werken. Richt een eventuele terugmelding naar de leverancier afzonderlijk in, via het afgesproken koppelvlak en de toegestane berichten.
Onder de motorkap
Zo verbind, test en beheer je de integratie.
Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind ALSO met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.
Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces
Een leveranciersreferentie verbinden met interne uitvoering
Kies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.
Selecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.
Maak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.
Configureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.
Welke gegevens houd je bij?
Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.
Aanvraag, order en regelreferentie
Bewaar de relatie tussen interne aanvraag en beschikbare externe referenties. Herken herhaalde updates voordat je iets aanmaakt.
Artikel, persoon, locatie en beschikbare status
Vertaal alleen beschikbare gegevens en leg per veld de bron vast. Een verzendstatus is geen bevestigde ontvangst of uitgifte.
Bevestigde ontvangst, uitzondering en vervolgtaak
Werk de registratie bij na de afgesproken controle. Bij beschermingsmiddelen blijft de beoordeling van inzetbaarheid bij de bevoegde medewerker. Een onzekere besteluitkomst vraagt controle vóór een nieuwe poging.
Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.
Zelf gegevens beschikbaar stellen?
Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.
Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Samenbrengen
Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert
De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Samenbrengen
Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert
Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Een rapport verversen is nog geen betrouwbare dataset.
Een bronaanroep kan slagen terwijl gegevens ontbreken, anders zijn gecodeerd of nog niet volledig zijn opgehaald.
Samenbrengen
Combineer paginering en uitvoermapping met de afgesproken gegevenscontroles. Gebruik gedeelde relatietabellen om bronnen bij elkaar te brengen.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Controle geslaagd: zet de dataset klaar. Afwijking: laat controleren en maak de actualiteit zichtbaar. Een tijdelijke API-fout krijgt een begrensde herstelroute.
Wat het oplevert
Beter onderscheid tussen een technisch geslaagde import en informatie waarop je verantwoord kunt sturen.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
ALSO in jouw proces
Onderdeel van één proces
Van levering naar actueel assetbeheer
Leveranciersgegevens vormen de eerste registratie. Vergelijk daarna bijvoorbeeld met Intune en werk TOPdesk gericht bij volgens jullie bronafspraken. Afwijkingen krijgen opvolging; bevestigde uitkomsten worden opnieuw gecontroleerd.
