Werk → facturatie
Zet goedgekeurde uren en artikelen klaar voor controle en verwerking door finance.
Alle integraties
Financiële administratie
Verbind goedgekeurde uren en artikelen met de administratie in AFAS Profit.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Klantgegevens gelijkhouden
Deel afgesproken klant- en contactgegevens met service- of administratiesystemen.
Afwijking → taak
Leg ontbrekende informatie of verschillen bij het team dat de opvolging verzorgt.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering-
Combineer
Klant + goedgekeurde uren + contract
-
Bepaal & controleer
Controleren en factuurgegevens voorbereiden
-
Voer uit & meld terug
Finance laten beoordelen · Administratie bijwerken · Status terugmelden
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Meer procesvoorbeelden & technische uitleg
Het werk tussen je applicaties
Administratie bijgewerkt.
Waarom nog lijstjes vergelijken?
Service Automation Suite verbindt AFAS met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
- Vergelijken
- Wat is er? Wat hoort er te zijn?
- Bepalen wat nodig is
- Matrix · beleid · wettelijke eisen
- Het vervolg regelen
- Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Uren naar AFAS Populair
Servicewerk in TOPdesk. Verwerking in AFAS.
Verbind geschreven uren op meldingen, wijzigingen en activiteiten met de juiste klant of het juiste project in AFAS. Actuele personen en bedrijven vormen daarvoor de basis.
Klant, project & verwerking koppelen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Geschreven uren & servicewerk
Urenverantwoording of facturatie
Verzamel de service-uren
Gebruik de afgesproken urenregistratie en de bijbehorende persoon, organisatie en werkzaamheden.
Koppel aan klant en project
Herken de verkooprelatie en het project in AFAS. Leg ontbrekende gegevens ter beoordeling voor.
Verwerk na de afgesproken controle
Laat de gegevens aansluiten op urenverantwoording of facturatie. Finance houdt de beoordeling; het proces krijgt de uitkomst terug.
Van AFAS naar TOPdesk Populair
Personen en bedrijven actueel in TOPdesk.
Gebruik AFAS als bron voor personen, vestigingen of bedrijven in TOPdesk. Service Automation Suite herkent de relaties en werkt de afgesproken gegevens bij. Zo begint een melding of aanvraag met de juiste context.
Herkennen, relateren & vertalen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Personen, vestigingen & bedrijven
Personen- en bedrijfsregistratie
Lees de juiste brongegevens
Neem de relevante personen en organisatiegegevens uit AFAS over. Gebruik de afgesproken herkenningsvelden om dezelfde relaties terug te vinden.
Werk TOPdesk gericht bij
Maak ontbrekende registraties aan en werk gewijzigde gegevens en relaties bij. Gegevens die elders worden beheerd blijven bij hun eigen bron.
Bouw verder op die context
Gebruik de actuele persoon en organisatie bij servicevragen, wijzigingen en IDU. Gegevens synchroniseren is de basis; procesuitvoering is de volgende stap.
Terug naar AFAS Populair
De uitkomst hoort ook terug in AFAS.
AFAS kan gegevens leveren én uitkomsten ontvangen. Laat een afgeronde processtap de afgesproken gegevens in AFAS bijwerken. Dit is een eigen route, niet automatisch de omgekeerde versie van elke sync.
Resultaat controleren & vertalen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Afgeronde activiteit of processtatus
Afgesproken velden of registratie
Herken de bevestigde uitvoering
Gebruik de bevestigde afronding van een activiteit, bijvoorbeeld een aangemaakt account. De uitkomst, niet alleen de opdracht, start de terugkoppeling.
Bepaal wat AFAS moet ontvangen
Service Automation Suite past de afspraken voor herkenning, veldvertaling en verwerking toe. Alleen de gekozen gegevens worden teruggeschreven.
Werk bij en leg de uitkomst vast
Verwerk via de beschikbare AFAS-aansluiting en koppel succes of een fout aan het oorspronkelijke proces.
Onder de motorkap
Zo verbind, test en beheer je de integratie.
Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind AFAS met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.
Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces
Uren of transacties verwerken en de acceptatie terugmelden
Verbinden en testen
API ComposerKies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.
Combineren en vergelijken
Data Flow ComposerSelecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.
Uitvoeren en het antwoord gebruiken
API ComposerMaak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.
Fouten herkennen en gericht opvolgen
API ComposerConfigureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.
Welke gegevens houd je bij?
Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.
- Regelreferentie en bron-ID
- Bewaar de relatie met de externe verwerking om bestaande resultaten te herkennen.
- Klant, projectcode en periode
- Verrijk en controleer regels met centrale stamgegevens voordat je de schrijfactie uitvoert.
- Acceptatie of afwijzing
- Verwerk de referentie of afwijsreden uit het antwoord. Laat onvolledige regels gericht herstellen.
Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.
Zelf gegevens beschikbaar stellen?
Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.
Endpoint ComposerVan gegevens naar een compleet proces?
Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.
Bekijk de samenwerkende bouwstenenVerder dan de eerste koppeling.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Wel geschreven, nog niet verantwoord.
Servicewerk is uitgevoerd, maar de uren passen niet bij een bekende klant, projectcode of afgesproken verwerking.
- Samenbrengen
- Combineer uren met de centrale klant- en projectrelaties en de afspraken voor administratieve verwerking. Vraag ontbrekende gegevens gericht op.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Geaccepteerd: bewaar de referentie van de financiële verwerking. Afgewezen: laat de verantwoordelijke de oorzaak herstellen. Een opnieuw verstuurde regel vraagt controle op bestaande verwerking.
- Wat het oplevert
- Minder zoekwerk en correcties tussen serviceteam en administratie, zonder fouten automatisch als factureerbaar werk te behandelen.
Besteld, geleverd en werkelijk in gebruik?
Inkoop, een leverancier en de technische inventaris vertellen elk een deel van het verhaal. Een geleverd middel staat niet vanzelf op de juiste eigenaar.
- Samenbrengen
- Vergelijk bestelling, leveringsgegevens, serienummer en inventaris met centrale eigenaarrelaties. Laat een ontbrekende bevestiging deel van de afhandeling blijven.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Gegevens sluiten aan: werk de afgesproken registratie bij. Onbekend apparaat, afwijkende eigenaar of niet-bevestigde levering: maak werk aan voor de juiste behandelaarsgroep.
- Wat het oplevert
- Minder verschillen tussen administratieve en technische werkelijkheid en gerichte opvolging waar iets niet klopt.
Een rapport verversen is nog geen betrouwbare dataset.
Een bronaanroep kan slagen terwijl gegevens ontbreken, anders zijn gecodeerd of nog niet volledig zijn opgehaald.
- Samenbrengen
- Combineer paginering en uitvoermapping met de afgesproken gegevenscontroles. Gebruik gedeelde relatietabellen om bronnen bij elkaar te brengen.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Controle geslaagd: zet de dataset klaar. Afwijking: laat controleren en maak de actualiteit zichtbaar. Een tijdelijke API-fout krijgt een begrensde herstelroute.
- Wat het oplevert
- Beter onderscheid tussen een technisch geslaagde import en informatie waarop je verantwoord kunt sturen.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
AFAS in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
